四川建筑职业技术学院文件 

川建院〔2020〕120号

 

 

四川建筑职业技术学院

关于印发《学生档案管理实施细则（试行）》的通知

 

各单位、各部门：

  经学院研究决定，现将《四川建筑职业技术学院学生档案管理实施细则（试行）》印发给你们，请遵照执行。

特此通知

 

附件：四川建筑职业技术学院学生档案管理实施细则（试行）

 

 

                      四川建筑职业技术学院

                      2020年8月11日

附件：

 

四川建筑职业技术学院
学生档案管理实施细则（试行）

 

为切实加强四川建筑职业技术学院学生学籍档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》（川教[2007]26号）、《教育部办公厅人力资源社会保障部办公厅国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函[2015]39号）、《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）等文件要求，结合我院实际，特制定本细则。

 

一、总　则

 

第一条　本实施细则所称的学生档案，是指反映具有四川建筑职业技术学院学籍的学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。也包括学生入学时一并转入我院的高中及以前学籍档案、人事档案和其他参考材料。

第二条　本细则适用于在我院接受普通高等学历教育的全日制学生。

第三条　学生学籍档案的管理和转递由学生处负责。

第四条  归档的学生档案范围及其分类：

（一）毕业生登记表；

（二）鉴定、考核、考察材料；

（三）学生成绩表；

（四）奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；

（五）处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；

（六）《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》

（七）有工作经历的个人人事档案材料；

（八）其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

 

二、档案转入

 

第五条　新生档案转入。新生入学时，高考档案、高中及以前学籍档案、人事档案和其他参考材料应一同转入我院。转入方式有：高级中学或当地招生办邮寄转入，学生本人自带转入，电子档案转入等。新生入学一个月后，按照有关通知要求集中上交自带档案。学生自带档案不得私自拆封。学生处对收集完毕的新生档案统一登记造册并请学生本人确认签字。新生应密切关注自己的档案上交情况，及时补交档案缺少材料。

第六条　其它情况，如转学、入伍等学生档案，自转入或返校之日起，一个月内转入我院。

 

三、档案转出

 

第七条　根据国家档案管理的有关规定，学生档案本人不得自带，学生处通过邮政EMS标准快递的方式在学生报到日期之前将档案转递到接收单位。

第八条　学生处按学院招生就业指导处派发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（或报到证）上的单位进行每位毕业生的档案转递。报到证上的单位分为三种情况：

（一）用人单位：若用人单位有人事管理权限的，如国家机关、国有企事业单位，并同意接收毕业生档案。招生就业指导处会按照协议将报到单位填写为用人单位。学生处会把档案寄至用人单位人力资源部门；

（二）原籍所在地的人力资源与社会保障局：若用人单位不能接收毕业生档案，如非国有企事业单位、民营机构等，招生就业指导处会把学生派遣至原籍（一般至县/市）所在地人力资源与社会保障局，学生处会把档案寄至其分管的人才交流中心档案管理部门；

（三）指定的人力资源与社会保障局：若用人单位或毕业生本人有特别说明，并提供相关书面证明，招生就业指导处会把学生派遣至指定的人力资源与社会保障局。学生处会把档案转递至指定的人才交流中心或单位。

第九条　毕业生在毕业离校前需至招生就业指导处领取报到证，并确定报到证上的每一项信息完整、准确。如需更改档案邮寄地址，需先至招生就业指导处办理改派手续，再凭新的报到证办理档案转递事宜。

第十条　档案转递时间。学生处一般在7月下旬开始进行学生档案转递。

第十一条　专升本学生档案转递。学生处一般在七月上旬，按照教务处提供的专升本学生名单，将专升本学生的档案交由教务处送至录取学校。

第十二条　被确定为预征对象的高校应届毕业生，回入学前户籍所在地应征的，档案转到入学前户籍所在地人才交流中心存放。由学校应征入伍的，可将档案暂时保留在学校。高校应届毕业生批准入伍后，其档案放入新兵档案。

第十三条　学生党员入党材料由各党总支负责立卷、归档、保管。每年6月底前由各党总支将毕业生党员入党材料查核无误后移交学生处归入学生人事档案，并完善移交手续。由学生处将毕业生党员入党材料与人事档案归档后一并寄出。

第十四条　学生档案因内容不齐全等原因导致档案滞留学校的，转出前需先补齐档案。转出时需本人携带有效报到证或调档函、身份证原件及复印件、毕业证原件及复印件至学生处办理；委托他人办理转出手续时，需被委托人携带委托书、身份证原件及复印件、委托人报到证或调档函、委托人身份证原件及复印件、委托人毕业证原件及复印件至学生处办理。即时办理。

第十五条　学生档案因内容不齐全、邮寄地址填写不清楚或错误等原因导致档案滞留、错寄的，责任由学生自己承担。

第十六条　毕业生因未按时取得毕业证（成绩不合格）导致档案滞留的，在取得毕业证（成绩合格）后需尽快办理档案转出手续。转出时携带成绩单、毕业证原件及复印件、身份证原件及复印件至学生处办理。报到证已过期的还需携带改签后的报到证；报到证已过期且因超过改签时限而不能改签的，则需携带档案接收单位开具的调档函。

第十七条　毕业生档案不缓寄。少数毕业生确因特殊情况需档案暂缓转递的，需学生本人提供书面申请，并出具相关证明材料。书面申请需写明个人信息、缓寄原因并由所在系（院）领导审核签字（盖章）。档案暂存时间不得超过一年。

 

四、档案查询

 

第十八条　学生档案保管情况及转出情况查询均在学生处。

第十九条　学生档案寄出三个月内，学生需及时至档案接收部门查询接收情况，如发现问题可与学生处学生教育管理科联系解决。超过一年，不再提供邮寄具体数据信息。

 

五、附　则

 

第二十条　本办法自2020年9月1日起开始执行。

第二十一条　本细则中未提及的，参照四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》等实行。

第二十二条　本细则解释权归学生处。